MARCO REFERENCIAL
El
marco referencial es integrar el tema de la investigación con las teorías,
estudios y antecedentes en general que se refieren al problema investigado, es
la presentación y pertinencia de enfoques y resultados en diversas áreas del
conocimiento, los cuales han abordado directa o indirectamente, una
problemática similar a la del proyecto actual. En tal sentido según Tamayo
(2012) “el marco referencial amplía la descripción del problema, integra la
teoría con la investigación y sus relaciones mutuas”.
Al igual, Hernández (2015) hace referencia a que “El marco
de referencia, como su nombre lo indica, es la parte del trabajo que permite al
investigador plasmar los diferentes conceptos y teorías que sobre el problema o
tema de investigación han expuesto previamente diferentes autores o
investigadores" .
Cuerva, Y. (2016) “Manual de Normas y
Procedimientos Contables, en el Proceso de Compras utilizando el Sistema Profit
en la Empresa Ipeca Construcciones, C.A”. Universidad José Antonio Páez para
optar al título de Licenciada en Contaduría Pública. En el caso específico de
la empresa Ipeca Construcciones desde sus inicios no se desarrolló manual de
normas y procedimientos administrativos ni contables que permitiera guiar y
regular sus actividades a la consecución de sus metas. Y en el área de compras
el proceso no fue llevado de manera adecuada ya que no se manejaron las herramientas
que proporciona el sistema Profit tales como: La emisión de la orden de compra
que es opción importante y se relaciona con los registros contables
directamente. Este informe fue llevado a cabo bajo la modalidad de proyecto
factible que se basa en una propuesta de sistema o modelo que implica la realización
de cambios en lo actual. Se utilizó como estratégica metodológica el estudio de
campo, la población objeto de estudio estuvo representada por el personal que
integra el Departamento Administrativo y contable, es decir tres (3) personas,
por lo que la muestra constituyo lo mismo que la población y como conclusión se
obtuvo que el estudio realizado permitió detectar fallas que afectan
directamente al buen funcionamiento de los procesos de compras de la empresa,
ya que al no seguir pasos estructurados se afectaron los lineamientos que
contribuyen al desarrollo de la empresa, los manuales de normas y
procedimientos tanto administrativos como contables garantizaron la aplicación
de maneraeficiente y eficaz de las actividades del departamento de compras evitando
perdida de tiempos y de esta manera alcanzar las metas establecidas por la empresa.
Este trabajo especial de grado se encontró
estrechamente relacionado con la investigación avocada a la elaboración de un
manual de normas y procedimientos para el departamento de compras de Librería
La Alegría, C.A. puesto que algunas empresas no cuentan con manuales de normas
y procedimientos que permita tener claramente definido las actividades a realizar
en cada puesto, ni los procedimientos para llevar a cabo una gestión de compras
de manera eficaz y eficiente.
García G. (2017) “Evaluación del Proceso de
Compras de la Empresa Geoscivam, C.A. a fin de Medir la Eficacia y Eficiencia
de la Actividad de Compras” Universidad Centro Occidental “Lisandro Alvarado”
para optar al título de Especialista en Contaduría Mención-Auditoria. En el
sector constructor por lo general las compras se hacen de acuerdo a la obra que
se estén ejecutando ya que no mantienen stop de inventario pues mantenerlo encarecería
sus costos operativos, también cabe destacar que muchas veces por la premura de
la obra, el contratista termina haciendo compras apresuradas sin importarle el
precio, lo que disminuye el margen de rentabilidad, la empresa no posee
estructura bien definida por ello para que se mantenga en el tiempo debe
evaluar normas y procedimientos establecidos para determinar la fortaleza o
debilidad de su control interno.
Esta investigación fue descriptiva y de campo
permitiendo medir diversos aspectos de la investigación y trabajando sobre
realidades de hecho donde se incorporaron fuentes de información diferentes a
las bibliográficas. Fue realizada bajo un diseño de investigación no documental
con una población de 5 personas. Como instrumento se usó un cuestionario con
escala de Likert y se examinó mediante la técnica de análisis cuantitativo y
cualitativo llegando a la conclusión, que el departamento de compras de la
empresa presenta deficiencias en los procesos productivos y carencias de instrumentos
apropiados para garantizar los procedimientos.
En relación con el eje temático de manuales y
procedimientos se deja claro que son indispensables en toda las empresas para
garantizar su buen funcionamiento, no basta con realizar actividades, estas
deben ser organizadas y planificadas, puesto que acarrean consecuencias de
gastos fortuitos y hasta insatisfacción de clientes, la existencia de controles
mejorará el desempeño de cada uno de los integrantes de la organización.
Vásquez, J. (2020) “Manual de Procedimientos
para el Control de los Gastos en función de Optimizar la Gestión en la Alcaldía
del Municipio Urdaneta Estado Trujillo” Universidad de Los Andes para optar al
título de Licenciado en Contaduría Pública. En este trabajo de grado se observó
la inexistencia de un sistema de normas y procedimientos que resguardara los recursos
e informes vinculados a los gastos incurridos, aunado al hecho se utilizó
dinero en otras partidas que no fueron presupuestadas como gastos.
Esto se debió principalmente a que en la
alcaldía no existía manual de normas y procedimientos que le permitiera
ejecutar internamente un control adecuado de los gastos y a su vez lo haga
fuerte y se centre en el acceso limitado de los registros, separación de
funciones y autorización de transacciones. En esta investigación se llevó a
cabo en la modalidad proyectiva con diseño de campo no experimental, la
población estuvo conformada por el personal que labora en la dirección de
hacienda municipal de la Alcaldía con una totalidad como muestra de once (11)
personas utilizando como instrumento un Cuestionario. En conclusión general, el
control de los gastos se fortalece del compromiso y pago pero presenta debilidades
en cuanto al momento en que es causado siendo el control presupuestario el
punto clave del control de los gastos pues permite verificar la disponibilidad
de los créditos presupuestarios y del cumplimiento no solo de las condiciones
previstas (oportunidad- calidad-cantidad), sino también de las acciones en
términos monetarios. No obstante no existe un manual de procedimientos que guíe
el control de los mismos.
Manuales
de normas y procedimientos
Para dar inicio a las bases teóricas de la
investigación es necesario conocer en un principio la definición de lo que
vendría siendo el eje teórico de la investigación, como lo es el manual de
Normas y Procedimientos que se puede entender como un documento donde se
explican y detallan las actividades que se desarrollaran por cada puesto o
unidad de la organización para que las personas que realizan las actividades
tengan definidos cada paso a ejecutar y se logren de la forma más apropiada
para la empresa. La definición de un manual de normas y procedimientos según
Franklin, E. (2019) es definido como:
Un documento técnico que incluye información sobre
la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí que
se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea
específica en una organización. La descripción de los procedimientos permite
comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles
jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el
incremento de la productividad. (pág. 245)
Una vez definida la característica del problema y
procesados los propósitos generales y específicos que determinan los fines de
la investigación, es necesario establecer los aspectos teóricos, autores
relevantes y bases legales que la sustentan.
Procedimientos
actualizaciones
Según Silva (2018:62) El manual de
normativas y procedimientos influye en gran medida en el actuar de
las empresas, ya que contiene la información necesaria para
llevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades
operativas que son asignadas a cada una de las unidades pertenecientes
a empresa. Todo procedimiento implica, además de las actividades y las
tareas del personal, la determinación del tiempo de realización,
el uso de recursos materiales,
tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y
de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las
diferentes operaciones, evitando así cualquier tipo de repetición u
omisión, en búsqueda de generalizar y unificar los criterios básicos para
el análisis de los procedimientos, señalando lo que se pretende
obtener con la ejecución de los mismos.
Características
de los manuales de procedimientos
En ponencia de Naumov (2018.
70) En las organizaciones se ha hecho una necesidad imperiosa tener
un Manual de Normativas y Procedimientos, puesto que el mismo establece las
directrices del funcionamiento y la aplicación de los cargos, por lo que hace
más organizadas y simplificadas a las empresas en sus procesos. Orientado
bajo la práctica su filosofía de "mejoramiento continuo",
debe revisar y actualizar sus manuales y procedimientos, con el fin de
incorporar las nuevas tareas o procesos que se crean, modificar los que
requiere de ello y eliminar aquellos que ya no se ejercen.
Así
mismo opina Reyes (2014: 85) Suelen contener información y ejemplos
de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, máquinas o equipo
de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se
encuentra registrada sin distorsión la información básica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores
de auditoría, la evaluación y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Dentro
de otra perspectiva Herrscher (2012:157) el manual de procedimientos es un
documento que contiene de forma metódica, los pasos y operaciones que debe
seguirse para la realización de las funciones de un área administrativa. Es un instrumento que permite reducir costos
de oficina debido a que uniforma los métodos; por lo que es importante
registrarlo por escrito y ponerse a disposición del personal como una guía del
trabajo. Cuando no se tiene un método genera desperdicios de tiempo y esfuerzo.
No existe una uniformidad en el contenido, tampoco existe un patrón ni una
forma maestra para su preparación.
Estructura de un manual de
procedimientos
Para
Fernández (2010.140) hay secciones que aparecen casi siempre en todo Manual de
procedimiento a continuación se describen:
a)
Identificación:
representa
datos de la empresa donde se va a implementar, como: logotipo, nombre oficial,
denominación y extensión, lugar y fecha de elaboración, número de revisión,
unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
b)
Índice. Se
describe los capítulos que forman parte del documento.
c)
Introducción. En
este apartado se encuentra un breve resumen de todo el contenido del documento,
el objetivo del manual, áreas de aplicación e importancia de su revisión y
actualización.
d)
Objetivos de los procedimientos: Propósito
que se pretende cumplir con los procedimientos.
e)
Áreas de aplicación o alcance de
los procedimientos: Específica las áreas que son participes en
la descripción de procedimientos.
f)
Responsables:
Puestos de las personas que intervienen en los procedimientos en cualquiera de
sus fases.
g)
Políticas y normas de operación:
Establece los lineamientos generales de acción para las áreas que participan en
los procedimientos, sobre planeación, comunicación, control y desarrollo del
personal.
h)
Gráficas. Se
establecen los diagramas de flujos donde muestre los procedimientos detallados
en cada operación por áreas o puestos, incluyendo el equipo o recursos
utilizados en cada caso.
i)
Estructura procedimental: Se
describe de forma narrativa y secuencial de los procedimientos para sustentar a
los diagramas de flujo, explicando en qué consiste, cuándo, cómo, dónde, con
qué y cuánto tiempo se hacen, así como los responsables de llevarlas a cabo.
j) Glosario
de términos: Lista de conceptos de carácter técnico
relacionados con el contenido que sirvan de apoyo para su uso o consulta.
Es decir, el manual de organización su principal propósito, es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos y las relaciones. De manera general, se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizacional, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Queda claro entonces, que el manual de procedimientos le da a los procedimientos realizados (que no necesariamente establecidos), un carácter formal u oficial para una determinada tarea o conjunto de tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en la consecución de un resultado eficaz y eficiente.
Con
relación al Objetivo del Manual, también existen lineamientos para su
elaboración, entre ellos tenemos:
-
Se especificará con
claridad la finalidad que pretende el documento, es decir, el qué y para qué se
elabora.
-
La redacción debe ser
clara, concisa y directa.
-
Se iniciará la
descripción del objetivo en tiempo infinitivo.
-
Se describirá en un
máximo de doce renglones o líneas.
-
Se debe evitar, en lo
posible, el uso de adjetivos.
Establecimiento de Procedimientos y
Normas para la actualización de manuales.
- Lenguaje sencillo, preciso y lógico
que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del
trabajador.
-
Deben
estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad
para su modificación y/o actualización.
-
Los manuales deben cumplir con la
función para la cual fueron creados y se debe evaluar su aplicación,
permitiendo así posibles cambios o ajustes.
Para
elaborar las Políticas o Normas de Operación dentro de los manuales, se debe
seguir lo siguiente:
-
Se referirán
claramente las políticas y/o normas que circunscriban el marco general de
actuación del personal, a efecto que este no incurra en fallas.
-
Se deben expresar de
forma clara y concisa para que sea entendido por personas que no estén
familiarizados con los aspectos administrativos o con el procedimiento.
- Deben ser lo más
explícitas posibles, para evitar las frecuentes consultas al personal superior.
Procesos administrativos
Según Fernández, E (2014: 13) El proceso
administrativo se define como una consecución de fases o etapas a través de las
cuales se lleva a cabo la práctica administrativa. Algunos autores que estudian
dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco
o seis etapas, pero sólo se refieren al grado de análisis del proceso, ya que
el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la actualidad, la
división cuadripartita, de cuatro fases, es la más aceptada universalmente:
planeación, organización, dirección y control.
Torres, Z (2014: 5) Proceso administrativo es el
flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación,
organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común:
aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo,
con los que cuenta la organización para hacerla efectiva.
Hurtado,
D (2015:11) Un proceso administrativo es una serie o una secuencia de
actos regidos por un conjunto de reglas, políticas y/o
actividades establecidas en una empresa u organización. Los procesos
administrativos tienen la finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y
contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y materiales. La labor de los
administradores y gerentes en este sentido es importante, se dice que el
desempeño de los mismos se mide conforme el cumplimiento del proceso
administrativo. Las funciones del proceso administrativo son las
mismas funciones da las diferentes etapas (planificación, organización,
dirección y control) pero se diferencian de las mismas porque son aplicadas a
los objetivos generales de la organización.
Características de los
procedimientos administrativos
Torres,
Z (2014: 35)
a) El proceso administrativo
está formado por un conjunto de fases o pasos de manera cíclica, es decir, el
fin se convierte de nuevo en el principio de la tarea administrativa.
b) Una de las principales observaciones es que
en cualquier modelo que analicemos del proceso administrativo, las fases que
invariablemente encontraremos son las de planeación y control.
c) El principal objetivo es
sistematizar el conocimiento y generar una estructura de eficiencia.
d) Estimula la innovación y
el progreso.
e)
Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y empresarial.
Hurtado, D (2015: 23)
·
Universalidad: se refiere a su carácter
social, pues donde exista un grupo de individuos en busca de un objetivo
(independiente de su naturaleza) debe existir una coordinación de recursos.
·
Especificidad: aunque la administración
este integrada por otras ciencias complementarias su esencia es
única.
·
Unidad de Proceso Temporal: la
administración siempre se dará en función de la planeación,
organización, dirección y control; independientemente del grado de aplicación
de cada uno.
·
Unidad Jerárquica: delimita la
administración en un marco de líneas de autoridad. Relación
superior-subordinado.
Robinns,
S y Decenzo, D (2015:30)
Las
características del proceso administrativo son las que se encuentran a
continuación:
·
Se compone de un conjunto de elementos,
en el cual cada uno interviene para lograr los objetivos planteados, así que no
solo depende de los administradores de empresas sino también de quienes lo
rodean.
·
Con este proceso, la dirección está al tanto
de cada una de las operaciones, de los errores y de las buenas decisiones.
·
Este proceso es flexible y puede
conllevar algunos cambios pertinentes.
·
Está compuesto por 4 etapas y cada
una de ellas conlleva a otra etapa.
· Tiene un tiempo determinado en donde se puede observar todo el progreso del trabajo.
Planeación
La planeación es el proceso por el cual se
obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los
objetivos, mediante la elección de un curso de acción Según autor Johansen O,
(2015) La planificación tiene que ver con la capacidad de anticipar el futuro
previsto, y de establecer los pasos para recorrerlo. Es por ello que los
objetivos son centrales a cualquier plan, como así mismo las iniciativas o
acciones para alcanzarlo. La planificación será el proceso primordial para
alcanzar los objetivos planteados a futuro.
Así para Pierre M (2016:21) La planificación debe estar enmarcada en
objetivos definidos operacionalmente y en los que se establecen al mismo tiempo
los resultados previstos; en este sentido, la relación causa-efecto deber estar
perfectamente articulados en la definición de los propósitos objetivos y metas.
La planificación busca definir cuáles serán los objetivos y metas que tiene la
organización deberá de cumplir.
La
planificación, la planeación o el planeamiento, es el proceso
metódico diseñado para obtener un objetivo determinado, en el sentido más
universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las
acciones requeridas para concluirse exitosamente. Otras definiciones, más
precisas, incluyen la planificación es un proceso de toma de decisiones para
alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los
factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos. Va
de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción
de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en
sus diferentes ámbitos, niveles y actitudes.
Elementos que componen a la planeación:
·
Objetivos (¿Qué?)
·
Problema que se resuelve con un objetivo
(¿Para qué?)
·
Las actividades (¿Cómo?)
·
Recursos o medios para los ejecutores (¿Con
qué?)
·
Cronología, secuencia y tiempo (¿Cuándo o en
cuánto tiempo?)
·
En qué cantidad, la meta (¿Cuánto?)
·
Responsables y ejecutores (¿Quiénes?)
·
En qué lugar (¿Dónde?)
·
Principios de la planificación.
Pasos a seguir para una buena planeación:
El proceso de planeación incluye
cinco pasos principales Cortés (1998):
-
Definición de los objetivos organizacionales;
-
Determinar donde se está en relación a los
objetivos;
-
Desarrollar premisas considerando situaciones
futuras;
-
Identificar y escoger entre cursos
alternativos de acción;
-
Puesta en marcha de los planes y evaluar los
resultados.
En ese mismo orden de ideas Castellano
(1998) plantea los siguientes pasos.
- Definición
de objetivos.
- Diagnóstico.
- Descripción
de lo planificado tal y como es: modelo analítico.
- Descripción
de lo planificado tal y como debería ser: modelo normativo.
- Explicación
de por qué lo planificado es como es y no como debería ser: diagnóstico
propiamente dicho.
- Prospectiva.
- Prognosis:
descripción de cómo evolucionaría lo planificado si sus condicionantes actuales
continuaran actuando igual que hasta ahora.
- Escenarios:
situación durante un lapso futuro, del conjunto de variables, que sin ser parte
del plan lo condicionan fuertemente.
- Imagen
objetivo: visión referencial elástica de lo que, en conjunto, se desea alcanzar
con el plan.
- Selección
de instrumentos para alcanzar los objetivos.
- Selección
preliminar.
- Evaluación
multicriterios.
- Jerarquización.
Factores
que afectan la planeación
Existen
algunos problemas que afectan a la planificación, entre los cuales tenemos:
La
desvinculación de la planeación con la realidad social, es decir, se planea sin
pensar en que la formación social que se da está estructurada por una base
económica en donde se conforman las clases sociales, en donde se da la lucha de
clases y una superestructura que influye dialécticamente a la estructura.
Su
carácter indicativo que se desliga del proceso de toma de decisiones para hacer
de un plan, un estudio sobre la institución prevaleciendo los criterios
políticos de negociación por encima de lo planeado, con lo cual el plan se
convierte en un discurso al que se le interpone un abismo con la operación;
esto influye en el ánimo de la comunidad para que los planes pierdan
credibilidad y con esto la falta de participación de las comunidades
institucionales en el proceso de planeación de su propia organización, lo que
hace que la planeación se realice en forma tecnocrática solo el seno de la
instancia que realiza la función. Algunos rechazan la planificación por
considerarla demasiado complicada e insumidora de tiempo.
El
abuso de ciertos modelos matemáticos en planificación que degenera en una falsa
imagen de la respetabilidad de los resultados y en un cierto fetichismo hacia
los instrumentos, independientemente de la calidad de los resultados. Para
quien la planificación debe ceñirse estrictamente a los requerimientos de su
modelo y, si la realidad no responde a ellos, es la realidad la que tiene
problemas.
La
falta de confianza en la calidad de la información puede llegar a ser
patológica; especialmente en algunos profesionales de la estadística, demasiado
preocupados a veces por los valores numéricos de este o aquel coeficiente y
menos por lo que la experiencia y el buen juicio pueden aportar.
Un
análisis subjetivo de las causas determinantes de la realidad considerada,
teñido por la pasión, la ignorancia o los intereses, conduciría a conclusiones
erradas y a decisiones incapaces de alcanzar los objetivos.
La
participación efectiva en planificación sigue siendo un reto que se puede
enfrentar hoy día.
La
planificación es aplicable para cualquier sentido o propósito, para bien o para
mal. Por tanto, el planificador que enfrenta un determinado problema, lo hace
aceptando implícita o explícitamente, sus propios valores, los de la sociedad
en que habita, los de sus superiores o los de sus clientes y, por lo tanto,
incurre en responsabilidades morales y sociales al compartir y promover esos
valores.
Por el período en que se van a realizar la planeación:
Planes a corto plazo: Se
lleva a efecto en cada planta y almacén es una extensión de la
planificación a mediano plazo, con gran énfasis en los presupuestos flexibles,
los relacionados con los niveles de producción específicos durante el
período no mayor a un año.
Planes a mediano plazo: Se
centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero dentro de
un marco de tiempo menor (de dos a cinco años).
Planes a largo plazo: Su
parte central está formada por las consideraciones estratégicas en cuanto a
oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas.
Organización
-
Principio de Coordinación de Intereses. Es importante lograr una
comunión de intereses particulares y generales dentro de la organización, para
el logro de los objetivos.
- Principio de Impersonalidad del Mando. El ejercicio de la
autoridad debe verse como producto de una necesidad de todo el organismo, y no
como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.
-
Principio de la Vía Jerárquica. Las
órdenes, quejas y comunicaciones en general deben seguir los conductos
previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón, ni en forma constante.
-
Principio de Resolución de Conflictos. El conflicto debe resolverse
lo más pronto posible, sin lesionar la disciplina y que produzca el menor
disgusto de las partes involucradas.
- Principio de Aprovechamiento de Conflictos. El conflicto no es una
amenaza; por el contrario, administrativamente se considera como una
oportunidad y debe aprovecharse para forzar el encuentro de soluciones.
Control
Gutiérrez (2015:110) El término control, en su acepción más
extendida, hace referencia a “comprobación, inspección, fiscalización o
intervención”, es decir, consiste en contrastar si unas actuaciones están o no
en consonancia con normas o criterios dados que marcan cómo se debe hacer;
todos estos conceptos son aplicables a la gestión de la actividad
económica-financiera. El control rige como debe de estar aplicados en distintos
métodos económicos y financieros dentro de la empresa.
Según el autor Arias M (2015) Hace referencia
al respecto, manifestando que el control se logra evaluando diversos factores
que ayudan a cumplir los parámetros establecidos en un tiempo determinado, ya
que toda actividad empresarial cuenta con un control interno que requiere una
regulación constante debido al cambio producido por la innovación y tecnología
dentro del proceso sistemático. Para lograr una mejor actividad empresarial
dentro del control se tendrá que tener en cuenta los avances tecnológicos que
vallan surgiendo.
Reyes
(2005: 33)
Principio
del carácter administrativo del control. Es
necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control.
- Principio de los estándares. El control es imposible si
no se fijan anticipadamente, en forma precisa y cuantitativa, los estándares
correspondientes a la operación en turno.
-
Principio de excepción. El control administrativo
es más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo
previsto.
Principio de los
procesos administrativos
Fase Mecánica Hurtado,
C (2013: 133)
-
Principio de la Previsibilidad: Ayuda a
orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas
con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones básicas: La
Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad.
-
Principio de la Objetividad: Las
previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin
fundamento.
- Principio de la Medición: Las
previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto
cualitativamente como cuantitativamente.
Fase Dinámica Hurtado, C (2013:133)
-
Reclutamiento: Es recolectar información y
así poder tener una bolsa de trabajo.
-
Selección: Después de hacer el
reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la bolsa de trabajo, previamente
seleccionada.
-
Inducción: Conocer todo lo necesario para
desempeñarte en el trabajo.
- Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz.
Cuando
se habla de control muchas veces se refiere a la función administrativa por
medio de la cual se evalúa el rendimiento, en el que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas y puede ser considerada como una de
las más importantes para una óptima labor gerencial.
Analizando
las diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol,
Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificación y las áreas
de desempeño.
Para
Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular
actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y
corrigiendo cualquier desviación significativa”
Sin
embargo, Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control
administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales
se ajusten a las actividades proyectadas”
Mientras
que, para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en verificar
si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a
los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los
errores a fin de que se puedan reparar y evitar su repetición”.
El
control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se
están llevando a cabo.
Además,
siendo la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el
ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones
significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de
información pertinente a partir de la función de control puede afectar el
proceso de planeación.
El proceso de control
Esto
implica las siguientes características:
-
Captar resultados
-
Comparar con lo planeado
-
Detectar y analizar desviaciones
-
Informar
-
Se mide y evalúa el cumplimiento de objetivos
y la consecución de las metas.
-
Se analizan las consecuencias de las acciones
y de los hechos del contexto para detectar las causas de las desviaciones.
-
Establecer estándares y métodos para medir el
rendimiento.
-
Medir el rendimiento.
-
Determinar si el rendimiento se corresponde
con los estándares trazados y en caso necesario.
-
Tomar medidas correctivas.
Las
técnicas de control, son las herramientas de las que se auxilia el
administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Características del control
administrativo
Dentro
de las características más destacas del control administrativo se encuentran:
-
Usa tanto a funcionarios con su uniforme
correspondiente o con ropa de civil con el fin de llegar a todas partes
para verificar siempre los correctos procesos.
-
Es de orden totalmente interno y puede ser
activado de oficio por solicitud de una instancia superior como una asamblea.
-
Tiene total control y potestad para
cerrar procesos administrativos.
-
Es la piedra en el zapato de otros
ministerios, organismos e instituciones.
Objetivo
El
objetivo del control administrativo es que todo se realice con
legalidad siempre tomando en cuenta el orden y la planificación
previa a partir de cualquier orden dada, y de esta manera lograr identificar
los errores y desvíos de dicho plan para sí poder enmendarlo y tomar las
correcciones o sanciones correspondientes.
Tipos de control
administrativo
Existen diferentes
tipos que se clasifican según:
La oportunidad con que se practica
-
Previo o a priori: Se
refiere a cuando el control se realiza antes que las acciones se cumplan. Este
tipo de control es el de los más criticados debido a que le quita dinamismo a
la acción y entusiasmo e iniciativa a los involucrados
-
Posterior: Es
cuando el control se realiza después de que la acción se haya cumplido, lo que facilita un correcto estudio
Con respecto a la cobertura de la materia que se controla
- Total: Como
su nombre lo indica es el total estudio de la materia, a todos los actos,
hechos y personas.
- Selectivos: Este
control se aplica cuando solo se quiere estudiar o una fracción o parte de la
materia; esta forma es de bajo costo y es de los que más depende del factor
sorpresa para que todo se pueda estudiar correctamente.
A
partir de la forma de operar
-
Automático:
Este control se realiza a través de servidores y computadoras, con el fin de
detectar fallos o errores dentro de los controles digitales.
-
Por resultados: Este
control se realiza después de que la operación se da por concluida.
A partir del
tiempo de práctica
-
Permanente: Son
los que se realizan sin ningún tipo de pausas.
-
Intermitente: Se
realizan con interrupciones o con intervalos, por ejemplo: un mes si y el
siguiente no.
Se
realizan a partir de la relación existente entre el organismo y quienes
ejecutan el control
-
Interno: El
control lo realizan funcionarios que fueron capacitados pero pertenecientes al
mismo órgano que se está evaluando.
-
Externo: El
control es practicado por personas ajenas a ambos organismos.
Técnicas y herramientas
Algunas de las técnicas más usadas para el
control administrativo son:
-
Controles preventivos:
Son los que se realizan aun sin sospechas u ordenanzas
superiores, pero se realizan con el fin de evitar a tiempo cualquier
situación irregular.
-
Controles con retroalimentación: Estos
controles buscan que los evaluados estén tranquilos e incluso se
vuelvan garantes del cumplimiento de las normativas
-
Controles continuos: Esto
con el fin de que el organismo evaluado sienta la presión constante y
por ende siempre se mantengan al margen.
Procesos
El proceso se realiza de la siguiente manera:
·
Establecimiento de estándares e indicadores
·
Medición y detección de desviaciones.
·
Medición de resultados:
·
Comparación de los resultados con los
estándares.
·
Evaluación de resultados y toma de acciones
·
Retroalimentación y reinicio del proceso de
control
Etapas
Las etapas dentro
de un control administrativo se separan en cuatro. Estas son:
Establecimiento de
estándares
Se
establecen los controles sin tomar en cuenda las condiciones
especiales con el fin desde evaluar desde las bases.
Estos
deben buscar abarcar no solo a quienes laboran, si no
también, procesos concluidos, terminales informáticas entre
otras con el fin de conocer:
·
Rendimiento de Beneficios.
·
Posición de mercado.
·
Productividad.
·
Calidad del producto.
·
Desarrollo del personal.
·
Evaluación de la actuación.
·
Medición de los Resultados
Una
vez se concluye la primera etapa se realiza una recopilación de datos obtenidos
con el fin de poder estudiar por completo el caso en cuestión.
Corrección
Luego
de haber verificado todo los datos obtenidos, se procede a dar solución a los
distintos fallos, errores y problemas dentro de todas las áreas evaluadas y se
toman las medidas pertinentes sin consideración alguna con cualquiera de los
involucrados.
Retroalimentación
Posterior
al control se le entrega cuenta tanto a los órganos superiores como a los
evaluados para que de esta manera ambos tengan cuenta de todo lo que se hizo y
puedan tomar correcciones a futuro.
Ventajas
del control administrativo
Dentro
de las ventajas principales del control administrativo se encuentran:
·
Permite descubrir y localizar las fallas y
los errores a tiempo.
·
Gracias a los controles los subordinados
mantienen el respeto y el orden, a los jefes que se deben.
·
Le permite establecer todos los involucrados
dentro de los fallos y errores ocurridos, así como también su grado de
responsabilidad dentro de los mismos.
· A través del control, los altos funcionarios y directivos mantienen un informe constante de todo lo que se suscita dentro de sus organismos e instituciones.