El
proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual
fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por
Henry Fayol, y a partir de ese momento se le ha identificado como la estructura
básica de la práctica administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de
abstracción más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez
más particularizados a las necesidades de las organizaciones, siendo también un
modelo con el cual se estandariza la función del administrador. De esta manera
se define como una consecución de fases o etapas a través de las cuales se
lleva a cabo la práctica administrativa.
Algunos
autores que estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio
en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero sólo se refieren al grado de
análisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por
eso, en la actualidad, la división cuadripartita, de cuatro fases, es la más
aceptada universalmente: planeación, organización, dirección y control. En
función de ello, la naturaleza del proceso administrativo se encuentra en su
razón de ser, es decir, el proceso nace como una necesidad de explicar y
estructurar toda una función administrativa que tiene como objetivo coordinar
las demás funciones de la organización, además está basada en disciplina,
orden, flexibilidad, creatividad y eficiencia.
En
tanto en organizaciones gubernamentales como es el caso de la dirección
administrativa regional de la circunscripción judicial del estado Trujillo,
existen dificultades inherentes a los procesos administrativos como se describe
mediante un diagnostico situacional realizado por el equipo investigador, que
con el apoyo de la metodología de la investigación acción participativa y los teóricos
que apoyan la investigación; de esta manera se dará con las alternativas de
solución, mediante la aplicación a continuación de los planes de acción para
dar respuestas a dichas alternativas.
Descrito
en lo anterior, para la administración básicamente los procesos administrativos
como referente a los procedimientos y elaboración de manuales de gestión de
procesos, se dirigen a elaborar documentos que contiene la descripción de
aquellas actividades inherentes a la realización de proceso, actividades y
tareas de un departamento en específico. Constan de diversos actos
administrativos sustentados en la LOPA (Ley de procedimiento administrativo)
que deben realizarse para mantener el orden de la organización con miras a
hacer más eficiente el trabajo, con ello se logra el correcto funcionamiento entre
áreas de interés administrativos o departamentos. Esto conlleva a la
realización de acciones conjuntas para alcanzar los objetivos de gestión
propuestos.
Por
consiguiente, los funcionarios encargados de realizar las acciones o tareas en
la organización deben disponer de los conocimientos en función de cada proceso
administrativo, con lo cual el manejo de recursos sea acorde a los
requerimientos de los objetivos planteados organizacionalmente. Así mismo,
cuando el gerente proporciona a los colaboradores toda la información,
conocimiento y recursos requeridos para que puedan desempeñar sus funciones o
tareas asignadas, además les permite ejecutarlas de tal forma que sean
necesarias para lograr los resultados esperados, siempre y cuando se ajusten a
los valores, identidad, cultura organizacional y fines de la institución, al
igual que con la filosofía de gestión ayuda a mejorar la capacitación e
instrucción en cada uno de los empleados y del equipo de trabajo.
De
esta manera, un cambio en la forma de gestionar la relación laboral, comienza
por realizar ajustes a manuales de procedimientos de algún parámetro o de los
existentes en la organización, lo cual puede llevar a resultados beneficiosos,
ya que permite mejorar el clima organizacional y vincular a todos los miembros
de la institución para el buen desarrollo organizacional. En concordancia un
manual de procedimientos debidamente elaborado, permite al funcionario de la
institución o empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde
debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplimentar
una determinada tarea. Por consiguiente, un procedimiento por escrito significa
establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. De esta
manera se pretende como se estableció el objetivo general proponerle a la
unidad administrativa desde la perspectiva teórico conceptual manejada por los
investigadores a la actualización del manual de procedimientos.
Por
consiguiente, el trabajo de investigación desarrollado se estructuró en seis
(6) partes a saber:
PARTE I:
descripción del proyecto; aquí se señalan los aspectos generales relacionados
con el diagnóstico situacional, descripción, nombre de la comunidad u
organización, producto o servicios, localización geográfica, historia de la
organización, nombre de las organizaciones vinculadas, problemas, necesidades o
intereses del contexto, descripción del diagnóstico, jerarquización de las
necesidades, alternativa de solución, propósitos u objetivos.
PARTE II: se
muestra la fundamentación teórica o bases teóricas conceptuales relacionadas
con la investigación, respaldada con antecedentes de proyectos anteriores.
PARTE III: se
describen los aspectos metodológicos, tipo de investigación, técnicas e
instrumento de recolección de datos, modalidad metodológica, que forman parte del estudio por medio de la revisión del
Manual de Normas para la elaboración y presentación del Informe Final Proyecto
Socio Integrador (PSI/T) del Programa Nacional de Formación en Administración
(PNFA).
PARTE IV: en este apartado se desarrollan los planes
de acción, de acuerdo a los propósitos u objetivos formulados, al igual que los
aspectos de la propuesta, costos y plan de financiamiento, medos de obtención
de recursos. En ciertos casos se llega a la evaluación y seguimiento del
proyecto.
PARTE V: se
refiere a las conclusiones y recomendaciones, elaborado el diagnóstico de la
situación descrita en el proyecto y aquellas consideraciones que el grupo
investigador sugiere con la institución donde se ha desarrollado el proyecto
socio integrador.
PARTE VI: se
reseña a las referencias bibliográficas de donde han salido el sustento de la
información, las bases teóricas y otros aportes de carácter científico y
páginas web consultadas para diseñar la metodología y el contexto conceptual
del proyecto. Luego se hallan los anexos necesarios como soporte de evidencia del
proceso del proyecto.