DIRECCIÓN EJECUTIVA DE LA MAGISTRATURA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA
LAS ADQUISICIONES MENORES
DE
BIENES MUEBLES Y/O MATERIALES,
SUMINISTROS, CONTRATACIÓN
DE SERVICIOS U OBRAS
TRUJILLO, ENERO 2021
ÍNDICE
página
I. INTRODUCCIÓN 2
II. OBJETIVO 2
III. BASE LEGAL 3
IV. NORMAS GENERALES 4
V. PROCEDIMIENTO
5.1. Para las Adquisiciones Menores de Bienes Muebles
y/o Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras
VI. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS 24
6.1. Requisición de Bienes Muebles
y/o Materiales y Suministros 24
6.2. Requisición de Servicio 29
6.3. Solicitud de Cotización 33
6.4. Análisis de Cotizaciones 38
6.5. Orden de Compra 44
6.6. Modificación o Anulación de la Orden de Compra 52
6.7. Orden de Servicio 60
6.8. Modificación o Anulación de la Orden de Servicio 68
I.
INTRODUCCIÓN
El presente manual administrativo ha
sido realizado con el fin de dotar a las
diferentes
Unidades Tramitadoras de Bienes o Servicios u Obras, de una herramienta que
proporcione una metodología que defina la normativa que regule los procesos para la adquisición de bienes y la contratación de servicios u obras hasta un monto estimado que no exceda de dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.) y hasta diez
mil unidades tributarias (10.000 U.T.) para la ejecución de obras y de esta manera
satisfacer la demanda de las dependencias administrativas y judiciales requirentes de los mismos.
En este sentido, la Dirección General de Planificación y Desarrollo Institucional a través de la Unidad de Organización y
Sistemas ha desarrollado este instrumento con el propósito de unificar criterios y fortalecer la gestión administrativa de las unidades que
adquieren bienes, materiales y suministros, contratan servicios u obras.
II.
OBJETIVO
Proporcionar a las Unidades Ejecutoras Locales que adquieren bienes, materiales, suministros, contratan servicios u obras, una herramienta metodológica que permita incorporar nuevos métodos en pro de satisfacer sus necesidades operacionales, que permitan cumplir con los proyectos y/o acciones establecidas en los planes institucionales.
III. BASE LEGAL
§ Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela con enmienda pública en gaceta oficial Ext. 5.908 extraordinaria de fecha
19 de febrero de 2009.
§ Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en
la
Gaceta Oficial
de la República Bolivariana
de Venezuela Nº 37.606
de
fecha 09 de enero de 2003.
§ Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control
Fiscal. Ext. 6.013 de fecha 23 de Diciembre de 2010
§ Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Justicia de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 37.942 de fecha 20 de mayo de
2004.
§ Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal 39.240 de
fecha 12 Agosto de 2009.
§
Decreto N° 5.929 con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones
Públicas, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
N° 38.895 de fecha 25 de marzo
de 2008.
§
Ley Orgánica
de Hacienda Pública Nacional (31 de Enero 1977)
§ Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.592 de fecha 27 de
junio del 2002.
§ Condiciones Generales de Contratación para la
Ejecución de Obras. Decreto 1.417, Gaceta Oficial extraordinaria 5.096, del 31
de Julio de 1996.
§ Reglamento Parcial del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones,
para la Adjudicación Directa en caso de Contratación de Obras, Servicios, o
Adquisición de Bienes que conforme al Plan Excepcional de Desarrollo Económico y Social, publicado en
la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.688 de fecha 13 de mayo de 2004.
§
Decreto con Fuerza de Ley de Mensaje de Datos y
Documentos Electrónicos.
§
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos
Gaceta Oficial Nº 2.818 Extraordinaria de 1º de julio de 1981
§ Decreto con Rango y Fuerza de Ley Sobre
Simplificación de Trámites Administrativos (Gaceta Oficial Nro. 5.393 22 de
Octubre de 1999)
§
Resolución Nº 417, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana
de Venezuela Nº 36.957
de
fecha 24 de mayo
de
2000.
§
Resolución N° 35, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº
38.938
de
fecha 26 de mayo
de
2008.
I V. NORMAS
1.
Toda solicitud de ajuste del presente manual administrativo, emanada de la Unidad
Ejecutora Local que adquiere bienes, materiales
y suministros, contrate servicios u obras, deberá ser revisada por la Dirección General de Planificación y Desarrollo Institucional, quien ajustará
dicho instrumento, si es
el caso y gestionará su aprobación.
2.
Se procederá por Consulta de Precios en el caso de adquisición de bienes,
materiales, suministros, contratación de servicios u obras
menores, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.) y en los casos de ejecución de
obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio de hasta diez mil unidades
tributarias (10.000 U.T.).
3.
Para la Consulta de Precios, Órdenes de Compra o de Servicios, se deberá
solicitar al menos tres (3) ofertas; sin embargo se podrá otorgar la
adjudicación si hubiere recibido
al menos una de ellas, siempre que cumpla
con las condiciones del
requerimiento.
4.
En los casos de Consulta de Precios, la unidad contratante será la
responsable de la solicitud de ofertas, análisis y preparación del Informe de Recomendación, el cual
deberá estar
debidamente firmado y sellado.
5.
Se podrá adjudicar el contrato
(instrumento jurídico, órdenes de compra,
órdenes de servicios) cuando se presente solo una oferta y ésta cumpla con todos los requisitos señalados en el pliego de condiciones, luego de
efectuada
la calificación
y evaluación respectiva.
6.
Las Requisiciones de Bienes, Materiales y Suministros
y/o Requisiciones de Servicios, deberán estar firmadas por el responsable de la dependencia
solicitante y autorizadas
por la Unidad Tramitadora del Bien o Servicio.
7.
Las dependencias solicitantes de bienes, materiales y suministros o servicios
deberán remitir en un lapso no menor a tres (3) días, las Requisiciones de Bienes y/o Materiales y/o Requisición de Servicios, a la Unidad Tramitadora
del Bien o Servicio para efectuar
los trámites correspondientes.
8.
Toda solicitud de bienes, materiales y suministros
o servicios deberá realizarse a través de los formatos establecidos en este manual,
especificando detalladamente en los mismos, las características
más resaltantes
de
tal requerimiento, sin especificar marcas.
9.
Las Unidades Tramitadoras de Bienes o Servicios (Direcciones de Compras y Contrataciones, Infraestructura, Oficina de Comunicaciones y las Direcciones Administrativas Regionales, según sea el caso), deberán
verificar la existencia de los bienes, materiales y suministros,
así como la disponibilidad para la prestación del suministro de los servicios solicitados por las Unidades Ejecutoras Locales, para proceder de acuerdo al
requerimiento.
10.
La Unidad Tramitadora del Bien o Servicio deberá verificar la disponibilidad
presupuestaria para efectuar el
registro
del compromiso respectivo.
11.
Toda Unidad Ejecutora Local que requiera adquirir bienes, materiales y
suministros o contratar servicios y no disponga de recursos presupuestarios,
deberá analizar y evaluar la viabilidad de solicitar
una modificación presupuestaria (traspaso) a la
Dirección General de Planificación y Desarrollo
Institucional, para efectuar los trámites pertinentes y contar con la
disponibilidad requerida.
12.
En los casos de ejecución de obras, superiores a cinco mil unidades
tributarias (5.000 U.T.) y servicios superiores a cuatro mil unidades tributarias
(4.000 U.T.), los oferentes deberán estar inscritos en el Registro Nacional de
Contratistas
13.
Toda Unidad Tramitadora de Bienes o Servicios deberá
efectuar el monitoreo diario de proveedores,
a través de una base de datos actualizada del
Registro Nacional de Contratistas. Igualmente, deberá tener un registro
interno de microempresarios y cooperativas.
14.
Los documentos que se tramitan para el compromiso y pago, deberán cumplir con los parámetros establecidos
en el Instructivo “Autorización, Aprobación y Requisitos que Deben Cumplir los Documentos que Amparan los
Gastos de la Dirección
Ejecutiva de la Magistratura
y Poder Judicial” (Unificado
001-002).
15.
La Unidad Tramitadora del Bien o Servicio deberá llevar un control de las
Requisiciones de Bienes, Materiales y Suministros
o Requisiciones de Servicios emanadas de las dependencias administrativas
y judiciales.
16.
La Unidad Tramitadora del Bien o Servicio, por la naturaleza del gasto a
realizar, deberá solicitar al (a los) proveedor (es) la (s) cotización (es) de
acuerdo a lo establecido
en el Instructivo “Autorización, Aprobación y
Requisitos que deben
cumplir los Documentos que Amparan los Gastos de la Dirección Ejecutiva de la Magistratura y Poder Judicial” (Unificado 001-002).
17.
Toda factura, deberá estar respaldada por los
recaudos correspondientes (de acuerdo a lo establecido en el Instructivo “Autorización, Aprobación y
Requisitos que deben
cumplir los Documentos que Amparan los Gastos de la Dirección Ejecutiva de la Magistratura y Poder Judicial” (Unificado 001-002).), con el fin
de garantizar la legalidad del
gasto.
18.
Las Direcciones de Compras y Contrataciones, Infraestructura, Oficina de Comunicaciones y las Direcciones Administrativas Regionales según sea el
caso, podrán emitir órdenes de compra o de servicio desde un monto de veinte unidades tributarias (20 U.T.) hasta por el monto estimado
de dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.), en los casos de adquisición de bienes o prestación de servicios y hasta diez mil unidades tributarias (10.000
U.T.), en el caso de ejecución
de obras.
19.
El valor de la Unidad
Tributaria a emplear será el vigente al momento de iniciar
el procedimiento de contratación, en cualquiera de las modalidades de
selección de contratistas, de acuerdo a lo establecido en la Ley de
Contrataciones.
20.
Los documentos que se tramitan para el compromiso y pago, no deberán presentar borrones, enmendaduras, ni tachaduras, de lo contrario serán objeto de devolución.
21.
Es requisito fundamental, que todo proveedor remita en sobre cerrado en el
lapso correspondiente, las cotizaciones de bienes, materiales, equipos,
mobiliario o servicios
para ser sometido al proceso de evaluación, salvo aquellos proveedores, que por encontrarse distantes de la Unidad Solicitante
enviarán las mismas
vía
telefax o correo electrónico.
22.
La Unidad Tramitadora
del Bien o Servicio velará
por la cantidad y tipo de (de
los) bien (es), material (es) o servicio (s), y acordará con el proveedor
seleccionado para que la entrega del (de los) bien
(es), material
(es) o culminación del (de los)
servicio (s) se efectúe en el
término establecido.
23.
No se tramitarán aquellas solicitudes
de bienes, materiales y suministros o
servicios menores
a veinte unidades tributarias (20 U.T.), salvo casos excepcionales de agotamiento del Fondo de Caja Chica o debidamente justificadas.
24.
La Unidad Tramitadora del Bien o Servicio informará al proveedor
seleccionado, las condiciones para la entrega del bien, material y suministro
o servicio, previo a
la firma y aceptación de la orden de compra o de servicio.
V. PROCEDIMIENTO PARA LAS ADQUISICIÓNES MENORES DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS U OBRAS.
5.1.
Objetivo
Facilitar los trámites administrativos efectuados por las diferentes Unidades
Ejecutoras Locales, las cuales ejecutarán la adquisición de bienes muebles y/o materiales y suministros, así como la contratación de servicios u obras por montos hasta dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T) y en los casos de
construcción de obras hasta diez mil unidades tributarias (10.000 U.T.).
5.2.
Responsables que Intervienen
§ Unidad Tramitadora del Bien o Servicio.
§ Oficina de Control Previo.
5.3. Documentos que Intervienen
§ Requisición de Bienes Muebles
y/o
Materiales y Suministros.
§ Requisición de Servicio.
§ Reporte de
Disponibilidad Presupuestaria.
§ Solicitud de Cotización.
§ Cotización (es).
§ Nota Informativa.
§ Análisis
de Cotizaciones.
§ Cotización Aprobada.
§ Cotización Rechazada.
§ Orden de Compra.
§ Orden de Servicio.
§ Resumen Registro
del
Compromiso.
§ Registro
del Compromiso.
§ Hoja de Ruta para Comprobantes Justificativos
del
Gasto.
§ Devolución
de Comprobantes.
§ Modificación
o Anulación de
la Orden de Compra u Orden de
Servicio.
§ Acta de Inicio del
Servicio.
§ Factura.
§ Nota de
Entrega.
§ Acta de Culminación del
Servicio.
§ Acta de Control
Perceptivo.
§ Resumen Registro
del
Causado.
§ Registro
del Causado.
5.4.
Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación
de
Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Solicitante
o Dependencia |
1 |
1.1. Sobre la base de la detección de
necesidades de materiales, suministros, equipos, mobiliarios y/o servicios, prepara
original y copia
de Requisición de
Bienes, Materiales y Suministros y/o
Requisición de Servicio.
1.2. Elabora la solicitud de materiales, suministros, equipos, mobiliario y/o servicios. |
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Solicitante
o Dependencia |
1 |
1.3.
Genera del Sistema Integrado de Gestión y
Control
de las
Finanzas Públicas (SIGECOF), original del
Reporte de Disponibilidad Presupuestaria de la Unidad Ejecutora Local (en original y copia). 1.4. Hace firmar la Requisición
junto con el Reporte de Disponibilidad
Presupuestaria si es el caso, por la
autoridad competente y estampa el
sello respectivo. 1.5. Envía original y copia de la Requisición
de Bienes, Materiales y
Suministros y/o Requisición de Servicios,
anexando Reporte de Disponibilidad Presupuestaria a la
Unidad Tramitadora del
Bien o Servicio. |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
2 |
2.1. Se recibe original y
copia
de
la Requisición de Bienes,
Materiales y
Suministros o de
Servicio, anexo original de Reporte de Disponibilidad Presupuestaria. |
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
2 |
2.2. Firma, sella y devuelve copia
de la Requisición al responsable de la misma.
2.3. En caso de necesidad
de servicios y
dependiendo de la complejidad, prepara Informe Técnico, a fin de determinar la factibilidad de la
contratación del mismo.
2.4.
Se verifica en la base de datos, la
existencia del (de los)
bien (es), material (es) suministro
(s) (en caso de
bienes y/o materiales y suministros) o revisa el Informe Técnico:
§ Si hay existencia del (de los) bien
(es), material (es)
y suministro (s) aprueba la Requisición
y remite original de la
misma a Proveeduría
Interna, para ejecutar el
procedimiento “Despacho de Bienes
Muebles y/o Materiales y Suministros” (en caso de bienes, materiales
y suministros). |
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
2 |
§ Prepara Orden de Trabajo y entrega al obrero para efectuar la labor asignada
(en caso de servicios).
§ Si no hay existencia del bien,
material, suministro o requiere
de la contratación de servicio, verifica la disponibilidad presupuestaria de la
Unidad Ejecutora Local solicitante en el Sistema de Gestión y Control
de las Finanzas Públicas (SIGECOF):
- Si
no hay la disponibilidad
presupuestaria, notifica a la dependencia
solicitante, quien
evaluara la posibilidad de solicitar mediante Memorando, una
modificación
presupuestaria (traspaso interno) a la Dirección General de Planificación y Desarrollo Institucional, para su trámite pertinente. |
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
2 |
- Si hay disponibilidad presupuestaria, verifica el monto
estimado del bien, material y suministro o servicio:
§ Si el monto estimado de la obra es
superior a cinco mil Unidades Tributarias (5.000 U.T.), verifica por pantalla en el Registro Nacional de Contratistas los Proveedores a seleccionar.
§ En caso de proceder por Consulta de Precios, ver “Manual
de Normas y
Procedimientos para Adquisiciones a
través de Contrataciones”.
2.5. Selecciona el (los) Proveedor
(es) de acuerdo al ramo
específico (según el monto del
gasto a realizar). |
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
2 |
2.6. Prepara Solicitud de Cotización sobre la base de la requisición
aprobada e imprime original de la
misma.
2.7.
Envía Solicitud
de Cotización por fax o por vía electrónica
al (a los) Proveedor (es) seleccionado (s), indicando fecha de cierre de recepción de las ofertas.
2.8.
Archiva definitivamente el Reporte
de Disponibilidad Presupuestaria y
temporalmente original de la Requisición
junto con la Solicitud
de Cotización, en espera de la (s) Cotización (es) que suministrará (n) el (los) Proveedor (es)
seleccionado (s). |
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
3 |
3.1. Posteriormente, recibe
del (de los)
Proveedor (es)
Cotización (es) y
revisa.
3.2.
En caso de incumplimiento con lo establecido
en la Requisición, por parte de
algún Proveedor, elabora y envía Nota
Informativa indicando la falta cometida.
3.2.
Ejecuta acciones inherentes a la apertura de sobres.
3.3.
Elabora original de formulario “Análisis de Cotizaciones” (en
el caso de participar más de un
Proveedor).
3.4.
Compara lo solicitado con lo cotizado.
3.5.
Analiza precios ofertados y verifica si hay inconsistencia de la información:
§
Si hay inconsistencia de la información, establece contacto
con |
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
3 |
el Proveedor,
a
fin de
efectuar los correctivos pertinentes o en su defecto rechaza la Cotización.
§
Si no hay inconsistencia de la información, aprueba la
Cotización que más se ajuste al requerimiento del bien, material y
suministro o servicio.
3.6.
Registra en Sistema la Cotización aprobada, así como el motivo por el cual
ha sido seleccionada y emite original y dos (2) copias de la Orden de Compra u Orden de Servicio.
Posteriormente, registra el compromiso en el Sistema Integrado de
Gestión y Control de las Finanzas
Públicas (SIGECOF), genera
originales y copias
de Resumen
Registro Compromiso y Registro de Compromiso, los
cuales
son firmados por la autoridad competente y sellados. |
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
3 |
3.8.
Elabora original y dos (2) copias de Hoja de Ruta para Comprobantes Justificativos
del Gasto.
-
Elabora hoja de
ruta para comprobantes en original y copia (2) -
Original y dos
copias de la hoja de ruta. -
Anexa nota
informativa si es el caso. -
Resumen registro
de compromiso (original y copia) -
N de bienes. -
Solicitud de cotización. -
Cotización
aprobada o rechazada (si fuera el caso para su revisión) unificado 001-002. -
Revisa, firma
original y copia de la orden de compra o de servicio. -
Establece
contacto con el proveedor a favor de retirar la orden de compra o servicio,
para recibir y verificar las condiciones de entrega de los solicitado y el
pago. -
En caso de
modificación, elabora (2) copias y original de formulario de modificación o
anulación de la orden. |
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
3 |
En caso de servicios, una vez
que el proveedor lo inicia, el inspector elabora acta de inicio del mismo,
con firma y sello del proveedor, jefe de la unidad solicitante y otros
involucrados.
3.10.
Posteriormente recibe de la Oficina de Control Previo la documentación
debidamente conformada.
3.11.
Revisa, hace
firmar original y
copia de la Orden de Compra u Orden de
Servicio por las
autoridades competentes, de acuerdo a lo estipulado en el Instructivo “Autorización, Aprobación y Requisitos
que deben Cumplir los
Documentos que
Amparan los Gastos de la Dirección
Ejecutiva de la Magistratura y Poder
Judicial” (Unificado 001 -002).
|
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
3 |
3.12. Establece contacto con el
Proveedor favorecido, a objeto de firmar y retirar el original de la Orden de
Compra u Orden
de
Servicio, la cual entrega e informa las
condiciones
de entrega de
lo solicitado y pago.
3.13. Si fuere el caso, elabora original y
dos (2) copias del formulario Modificación
o Anulación de la
Orden de Compra u Orden de Servicio,
obtiene firmas, sellos respectivos y procede de acuerdo con la acción
anterior.
3.14.
En el caso de servicios, una
vez que el Proveedor ha iniciado el
servicio, el Inspector elabora original
de Acta de Inicio del
Servicio, la cual firma y hace firmar por el Proveedor,
el Jefe de la Unidad Requirente y los
Directores de Infraestructura, Comunicaciones y Administrativos
Regionales, según sea el
caso.
|
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
4 |
3.15. Archiva temporalmente Nota Informativa, copias
de la Orden de Compra u Orden de Servicio, formulario
Modificación o Anulación de la Orden de
Compra u Orden de Servicio, originales y copias
de Resumen
Registro de Compromiso
y Registro
de Compromiso y
originales de Solicitud
de Cotización, Análisis de Cotizaciones,
Cotización (es), Acta de Inicio del Servicio, Requisición
de Bienes, Materiales y Suministros o Requisición de Servicio en espera del (de los) bien (es) y/o material (es) y suministro (s) solicitado (s) o la culminación del
servicio.
4.1. Una vez que el Proveedor haya
entregado los
bienes, materiales y suministros en la Proveeduría o
realizado el servicio y efectuado el Control Perceptivo, |
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes,
Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad
Tramitadora o Administradora |
4 |
recibe originales de Factura, Orden de Compra u Orden de Servicio, anexa Formulario Modificación o Anulación
de la Orden de Compra u Orden de Servicio, Nota de Entrega,
Acta del Culminación de
Servicio y Acta de
Control Perceptivo, si
es el caso.
4.2. Registra
el causado en el SIGECOF, el cual regulariza (si
fuere el caso) y genera originales y copias
de Resumen Registro de Causado y
Registro de Causado, los cuales son firmados por la autoridad competente y
sellados respectivamente.
4.3. Reproduce cuatro (4) copias al
original de la Factura y una (1) copia a los
originales de Requisición de Bienes, Materiales y Suministros o Requisición de Servicio, Solicitud de Cotización,
Análisis de Cotizaciones, Cotización (es), Acta de Inicio del
Servicio, Nota de
Entrega, Acta de Culminación del
Servicio y Acta de
Control Perceptivo.
|
5.4. Descripción del Procedimiento para las Adquisiciones Menores de Bienes, Materiales y Suministros, Contratación de Servicios u Obras.
|
Responsable |
Paso |
Acción |
|
Unidad Tramitadora o Administradora
|
4 |
4.4. Archiva definitivamente
cuarta copia de Factura y copias documentos mencionados en la acción
anterior, Resumen Registro
de
Compromiso, Registro
de
Compromiso, Resumen Registro del Causado y registro del Causado.
4.5. Elabora
original y dos (2) copias
de Hoja de Ruta para Comprobantes Justificativos
del Gasto.
4.6. Remite a la Dirección
de Finanzas y
Contabilidad toda la documentación para su proceso interno
y cierre del mismo. |
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
6.1.
Instructivo para
el
Formulario “Requisición de Bienes
Muebles y/o Materiales y Suministros”
6.1.1.
Objetivo
Facilitar información referida a la cantidad y características
de bienes muebles y/o
materiales y suministros requeridos para suplir las solicitudes de las distintas unidades adscritas a la
Dirección Ejecutiva de
la Magistratura.
6.1.2. Generalidades
§
Estará bajo el control
de la Unidad Tramitadora del Bien.
§
La presentación será en
original y copia.
§
El tiempo archivo será definitivo.
§
El llenado será en computadora o manual
con
tinta color azul o negro.
§
La utilización
estará a cargo del
empleado
asignado para
tal
función.
§
La distribución será
la siguiente:
|
Original: |
Unidad Receptora |
|
Copia: |
Unidad Solicitante |
6.1.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
N°: |
Señale el número consecutivo del
formulario. |
|
FECHA: |
Coloque el día, mes y año de
elaboración del formulario. |
|
UNIDAD
SOLICITANTE: |
Coloque
la
dependencia
administrativa
que solicita los bienes muebles y/o
materiales
y suministros. |
|
TELEF. / EXT: |
Indique el número de teléfono asignado
o en
su
defecto, los
cuatro
números finales del mismo. |
|
REQUISICIÓN DE: |
Marque con una equis (x) en la casilla
correspondiente, si la requisición
es de bienes, materiales y suministros o
ambos
renglones. |
|
REQUISICIÓN PARA SUPLIR
LAS SOLICITUDES DE LAS DISTINTAS UNIDADES
DEL
NIVEL CENTRAL
RENGLÓN |
Coloque en forma consecutiva el
número de serie asignado al bien
mueble material
y/o suministro
descrito. |
6.1.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
DESCRIPCIÓN |
Especifique el nombre y características
relevantes del bien mueble y/o material y
suministro solicitado. |
|
UNIDAD
DE MEDIDA |
Coloque el valor de la magnitud en que
se expresa el requerimiento de acuerdo
a las características de cada bien
mueble y/o material y suministro. Por ejemplo: cajas, metros,
bulto, unidad, entre
otros. |
|
CANTIDAD |
Coloque el número de unidades
requeridas de cada
bien
mueble
y/o material
y suministro. |
|
OBSERVACIONES |
Coloque cualquier información adicional
que considere importante. |
|
UNIDAD
SOLICITANTE |
Espacio destinado para la firma del Jefe
de la dependencia requirente del bien
muebles y/o material y suministro
y sello correspondiente. |
|
UNIDAD
RECEPTORA |
Espacio destinado para la firma
del
funcionario que recibe la solicitud y sello respectivo de la unidad. |
6.1.4. Características de Impresión
|
Características
del Formulario |
Descripción |
|
TIPO DE PAPEL: |
Bond base
20, color blanco |
|
IMPRESIÓN: |
Por una cara |
|
TINTA: |
Color negro |
|
PRESENTACIÓN: |
Hojas sueltas |
|
TAMAÑO: |
Carta |
|
MÁRGENES: |
Según modelo anexo |
6.1.5. Observaciones Especiales
El diseño, control y ajuste
de este formulario es responsabilidad de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo Institucional.
6.2.
Instructivo
para el Formulario “Requisición de
Servicio”
6.2.1.
Objetivo
Suministrar información relacionada con las características de los servicios solicitados por las diferentes unidades centrales y regionales, así como de las dependencias judiciales para satisfacer sus necesidades operativas.
6.2.2. Generalidades
§ Estará bajo el control de las unidades tramitadoras de servicios, así como aquellas dependencias administrativas
y judiciales que solicitan los mismos.
§
La presentación será en
original
y copia.
§
El tiempo de archivo será
definitivo.
§
El llenado será en computadora o manual, con tinta
color azul o negro.
§
La utilización estará a cargo del
empleado asignado
para tal función.
§
La distribución será
la siguiente:
|
Original: |
Unidad Tramitadora del
Servicio |
|
Copia: |
Dependencia Solicitante |
6.2.3. Instrucciones
de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
N°: |
Señale
el
número consecutivo de
la
Requisición de Servicio. |
|
FECHA: |
Coloque el día, mes y año de
elaboración del formulario. |
|
DEPENDENCIA SOLICITANTE: |
Indique la denominación de la
unidad
administrativa que solicita la prestación del servicio. |
|
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO |
Indique en
forma detallada
el
servicio
requerido. |
|
OBSERVACIONES |
Señale cualquier información
adicional
que considere necesaria. |
|
DEPENDENCIA SOLICITANTE |
Espacio destinado para la firma del Jefe
de la unidad administrativa que emite la
misma y sello respectivo. |
|
UNIDAD
RECEPTORA |
Espacio destinado para la firma
del
funcionario que recibe
la Requisición de
Servicio y sello
correspondiente. |
6.2.3. Características de Impresión
|
Características
del Formulario |
Descripción |
|
TIPO DE PAPEL: |
Bond base
20, color blanco |
|
IMPRESIÓN: |
Por una cara |
|
TINTA: |
Color negro |
|
PRESENTACIÓN: |
Hojas sueltas |
|
TAMAÑO: |
Carta |
|
MÁRGENES: |
Según modelo anexo |
6.2.4.
Observaciones
Especiales
El diseño, control y ajuste
de este formulario es responsabilidad de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo Institucional.
6.3.
Instructivo
para el Formulario “Solicitud
de Cotización”
6.3.1.
Objetivo
Proporcionar a los diferentes proveedores seleccionados, los requerimientos de bienes, materiales y suministros
o servicios solicitados por el Organismo para satisfacer sus
necesidades operacionales
6.3.2. Generalidades
§ Estará bajo
el
control
de
la
Direcciones
de:
Compras
y
Contrataciones, Infraestructura, Comunicaciones
y Direcciones Administrativas Regionales.
§
La presentación será en original y copia.
§
El tiempo de archivo será
definitivo.
§
El llenado
en
computadora o manual con
tinta color azul o negro.
§
La utilización
estará a cargo del
empleado asignado
para tal función.
§
La distribución será
la siguiente:
|
Original: |
Div. de Contabilidad o División de
Servicios Administrativos y
Financieros |
|
Copia: |
Unidad Tramitadora
del Bien o Servicio |
6.3.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
NÚMERO: |
Señale
el
correspondiente consecutivo
de la Solicitud de Cotización. |
|
FECHA |
Coloque el día, mes y año de
elaboración de la solicitud. |
|
REQUISICIÓN |
Coloque el número y fecha de la
requisición que
originó la cotización. |
|
DEPENDENCIA SOLICITANTE: |
Especifique la unidad administrativa que
solicita la Cotización. |
|
TELÉFONO (S): |
Indique el número de teléfono asignado
o en su defecto
los
cuatro
números finales del mismo. |
|
DIRECCIÓN: |
Especifique
el
lugar exacto
donde se
hará la entrega
del bien o prestará el
servicio. |
|
ESPECIFICACIONES
RENGLÓN |
Coloque en orden correlativo, el número
de la serie asignado al bien, material y
suministro o servicio descrito. |
|
DESCRIPCIÓN |
Especifique el nombre y características
relevantes del bien, material y suministro
o servicio por adquirir. |
|
UNIDAD
DE MEDIDA |
Coloque el valor de la magnitud en que
se expresa el requerimiento, de acuerdo a las características de cada bien mueble y/o material y suministro. Por ejemplo: cajas, metros, bulto, unidad, entre
otros. |
6.3.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
CANTIDAD: |
Coloque el número de unidades
requeridas de cada bien,
material
y
suministro o servicio. |
|
OBSERVACIONES |
Señale
cualquier
información adicional
que considere pertinentes. |
|
ELABORADO POR: |
Espacio para la firma del empleado que
realizó
la Solicitud de Cotización. |
|
AUTORIZADO POR: |
Espacio para la firma del jefe
de la
unidad tramitadora del bien
o servicio y el sello respectivo. |
6.2.4. Características de
Impresión
|
Características
del Formulario |
Descripción |
|
TIPO DE PAPEL: |
Bond base
20, color blanco |
|
IMPRESIÓN: |
Por una cara |
|
TINTA: |
Color negro |
|
PRESENTACIÓN: |
Hojas sueltas |
|
TAMAÑO: |
Carta |
|
MÁRGENES: |
Según modelo anexo |
6.3.5. Observaciones
Especiales
El diseño, control y ajuste
de este formulario es responsabilidad de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo
Institucional.
6.4.
Instructivo
para el Formulario “Análisis de Cotizaciones”
6.4.1.
Objetivo
Facilitar el análisis comparativo de los precios de bienes, materiales y suministros
o servicios, ofertados por las diferentes empresas
que participan en un proceso de
adquisición por adjudicación
directa o contratación pública, a los fines de seleccionar al proveedor según
el ramo
específico.
6.4.2. Generalidades
§
Estará bajo el control de
las Unidades Tramitadoras de Bienes o Servicios.
§
La presentación será en original
y copia.
§
El tiempo de archivo
será definitivo.
§
El llenado será en computadora
o manual con tinta
color azul o negro.
§
La utilización
estará a cargo del
empleado
asignado para tal función.
§
Su distribución será
la siguiente:
|
Original: |
Div. de Contabilidad o División de
Servicios Administrativos y
Financieros |
|
Copia: |
Unidad Tramitadora
del Bien o Servicio |
6.4.3.
Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
N°: |
Señale el número consecutivo del
formulario. |
|
FECHA: |
Coloque el día, mes y año de
elaboración del Análisis de Cotizaciones. |
|
ANÁLISIS DE COTIZACIONES
DE: |
Señale el tipo de bien, material y
suministro o servicio que se solicitó en
la cotización. |
|
RENG. |
Coloque en forma consecutiva la serie o
renglón asignado al bien, material y
suministro o servicio
descrito. |
|
DESCRIPCIÓN |
Coloque el nombre y las características
que identifican a los bienes, materiales y
suministros o servicios
requeridos. |
|
UNID. MED. |
Coloque el valor de la magnitud en que
se expresa el requerimiento, de acuerdo a las características de cada bien mueble y/o materiales y suministros. Por ejemplo: cajas,
metros, bultos, unidad,
entre otros. |
|
CANT. |
Coloque
en números la cantidad del
bien, material
y
suministro o servicio
solicitado. |
6.4.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
PROVEEDOR: |
Coloque los nombres y apellidos, si se
trata de persona
natural, o razón social
si se trata de persona jurídica,
que participa en el proceso de adquisición. |
|
R.C.N.N°: |
Indique el respectivo número del
registro. |
|
PRECIO
UNITARIO |
Coloque
en
números el monto en
bolívares
ofertado por cada bien, material y suministro o servicio
solicitado. |
|
PRECIO
TOTAL |
Coloque
en
número, el
monto
en
bolívares
total resultante de multiplicar el precio unitario del bien o servicio por la
cantidad de bien o servicio que se
quiere adquirir. |
|
RENGLONES OFERTADOS |
Señale
en cada casilla
los
datos
correspondientes a: sub total, IVA, total de
cotización, tiempo de entrega y garantía. |
|
RENGLONES GANADOS |
Señale en cada casilla los datos
correspondientes a: sub total, IVA, total
renglones, modelo, calidad. |
6.4.3.
Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
OBSERVACIONES: |
Coloque
aquella información adicional
que considere de importancia. |
|
ELABORADO POR: |
Espacio destinado para la identificación
y la firma del
funcionario que elabora el Análisis
de Cotizaciones. |
|
REVISADO POR: |
Espacio destinado para la identificación
y la firma del Jefe de la unidad administrativa en señal
de conformidad. |
6.4.4.
Características de Impresión
|
Características
del Formulario |
Descripción |
|
TIPO DE PAPEL: |
Bond base
20, color blanco |
|
IMPRESIÓN: |
Por una cara |
|
TINTA: |
Color negro |
|
PRESENTACIÓN: |
Hojas sueltas |
|
TAMAÑO: |
Carta |
|
MÁRGENES: |
Según modelo anexo |
6.4.5.
Observaciones
Especiales
El diseño, control y ajuste
de este formulario es responsabilidad de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo Institucional.
6.5.
Instructivo
para el Formulario “Orden de Compra”
6.5.1.
Objetivo
Facilitar el trámite de compromiso y pago de los proyectos para la adquisición de bienes, materiales de oficina, equipos o mobiliario entre el Organismo y el Proveedor, para satisfacer las
solicitudes emanadas de las
dependencias centrales y
regionales.
6.5.2. Generalidades
§ Estará bajo el control de
la Dirección de Compras y
Contrataciones
(División de Compras) y Dirección Administrativa Regional (División de Servicios Administrativos
y Financieros)
§
La presentación será en
original y dos
(2) copias
§
El tiempo de archivo
será definitivo
§
El llenado
será
en computadora o manual
con tinta color
azul o negro
§
La utilización
estará a cargo del
empleado
asignado para tal función
§
La distribución será
la siguiente:
|
Original: |
Proveedor |
|
Primera Copia: |
Oficina de Control
Previo |
|
Segunda Copia: |
Unidad Tramitadora del Bien. |
6.6.3. Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
||
|
N°: |
Señale
el
número consecutivo de
la
Orden de
Compra. |
||
|
FECHA: |
Coloque el día, mes y año de
elaboración de la
Orden de Compra. |
||
|
Nº DE ORGANISMO: |
Indique el código del
Organismo que
emite la Orden de
Compra. |
||
|
PROVEEDOR |
Indique los
nombres
y
apellidos
del
mismo si se trata de persona natural, o razón social
si se trata de persona jurídica. |
||
|
RIF. |
|
C.I. |
Marque una equis (X) el tipo de
identificación del beneficiario e indique el número
correspondiente. |
|
Nº: |
|||
|
SOLICITUD
DE COTIZACIÓN
NÚMERO |
Coloque el número correspondiente a la
Solicitud
de Cotización. |
||
|
FECHA |
Especifique el día, mes y año de
elaboración de la Solicitud de Cotización. |
||
|
DIRECCIÓN |
Especifique
el
lugar exacto
donde se
pueda ubicar al proveedor o a su representante autorizado. |
||
6.6.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
REGISTRO DE PROVEEDORES
N° ORGANISMO |
Señale
el
número
asignado por el
Organismo, al beneficiario de la Orden
de Compra en el Registro
de Proveedores. |
|
N° C.G.R |
Señale
el
número
asignado por la
Contraloría General de la República,
en el Sistema Nacional de Registro de
Contratistas. |
|
LUGAR DE ENTREGA |
Coloque el nombre de la dependencia y
la dirección exacta donde deberán ser
entregados los bienes, materiales y
suministros solicitados. |
|
SEGURO
SI / NO |
Marque una
equis (X)
en
el
recuadro
correspondiente, si la adquisición está
amparada por
un seguro. |
|
COBERTURA (%) |
Indique el porcentaje por el cual está
amparada la adquisición. |
|
MONTO |
Coloque en número,
la
cantidad de
bolívares
con que está protegida por el seguro, la adquisición
del bien, material
y suministro. |
6.6.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
CIFRA DE
LA
CUENTA |
Coloque en cada casilla, el número
correspondiente, según la estructura presupuestaria y el clasificador presupuestario
vigente. |
|
PLAZO
DE ENTREGA (DÍAS)
DÍAS HÁBILES
DÍAS CONTINUOS |
Coloque en número en el recuadro
correspondiente, el tiempo de
entrega
de los bienes y/o materiales y suministros solicitados. |
|
FORMA DE
ENTREGA
TOTAL PARCIAL |
Marque una
equis (X)
en el recuadro
correspondiente, la forma de entrega. |
|
ESPECIFICACIONES
DE LA COMPRA
RENG. |
Coloque
el
número
correspondiente al
renglón, de acuerdo al que fue asignado
a la Solicitud de Cotización. |
|
DESCRIPCIÓN |
Coloque el nombre y características
más
relevantes del bien, material y suministro
a adquirir. |
6.6.3. Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
UNID. MED. |
Coloque el valor de la magnitud en que
se expresa el requerimiento, de acuerdo a las características
de cada bien
mueble y/o material y suministro. Por ejemplo: cajas, metros, bulto, unidad,
entre otros. |
|
CANTIDAD |
Coloque el número de unidades
requeridas de cada
bien, material y suministro. |
|
PRECIO
UNITARIO |
Especifique
en
número,
el
precio
por
unidad de cada bien, material y suministro. |
|
TOTAL
Bs. |
Coloque
en
número, el
monto
en
bolívares
resultantes de multiplicar la cantidad de bienes, materiales y suministros a adquirir, por
el precio unitario. |
|
MONTO TOTAL (EN LETRAS): |
Coloque en letras, el monto resultante
de la sumatoria de
los totales. |
|
MONTO TOTAL
BS: |
Coloque en números el monto resultante
de la sumatoria entre
los totales. |
6.6.3. Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
OBSERVACIONES: |
Señale las que
considere procedente,
ejemplo: Cuando la entrega sea parcial, deberá indicarse en este campo, el
número de entregas y
condiciones. |
|
FIANZA DE
FIEL CUMPLIMIENTO: |
Anotar en el texto de
la
cláusula
de
fianza, el porcentaje acordado
para garantizar la adquisición por parte del
proveedor. |
|
CLÁUSULA PENAL: |
Indique en el texto de la cláusula penal,
el porcentaje acordado como multa, para garantizar la entrega del bien, material y
suministro en el plazo previsto
por el proveedor, según contrato. |
|
UNIDAD
TRAMITADORA DEL BIEN |
Espacio para la firma del Director o Jefe
de la Unidad que emite
la orden y el
sello correspondiente. |
|
CONTROL PREVIO |
Espacio para
la firma
del
Jefe de la
Oficina o Encargado del
Área
operativa
y el sello correspondiente. |
|
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
REGIONAL |
Espacio para la firma del Director
y sello
correspondiente. |
6.6.3.
Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN
POR EL PROVEEDOR
FIRMA: |
Espacio para la firma del proveedor o su
representante
autorizado,
al
momento que
recibe la Orden de Compra. |
|
RIF / C.I N°: |
Coloque el número
de registro fiscal o
cédula de identidad correspondiente al proveedor o su
representante autorizado, en el momento
que recibe el
original de la Orden de Compra. |
|
FECHA: |
Especifique
el
día, mes y
año
de
recepción de la Orden de Compra por parte del proveedor
o representante
autorizado. |
|
FORMA DE PAGO:
ORDEN DE PAGO FONDOS EN ANTICIPO
DIRECTA |
Marque una equis (X) la forma en la cual
será efectuado el pago, por la adquisición
del bien, material o suministro. |
6.6.4.
Características de Impresión
|
Características
del Formulario |
Descripción |
|
TIPO DE PAPEL: |
Bond base
20, color blanco |
|
IMPRESIÓN: |
Por una cara |
|
TINTA: |
Color negro |
|
PRESENTACIÓN: |
Hojas sueltas |
|
TAMAÑO: |
Oficio |
|
MÁRGENES: |
Según modelo anexo |
6.5.5. Observaciones Especiales
El diseño, control y ajuste
de este formulario es responsabilidad de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo Institucional.
6.7.
Instructivo
para el Formulario “Modificación o Anulación de la Orden de Compra”
6.7.1.
Objetivo
Informar a las unidades relacionadas con el control de la ejecución presupuestaria del Organismo, así como a la Contraloría General de la República, lo concerniente a la modificación o anulación de la Orden de Compra por aumento o disminución de los montos de adquisición de bienes, materiales de
oficina y suministros.
6.7.2. Generalidades
§ Estará bajo el control de la Dirección
de Compras y Contrataciones (División de Compras) y Dirección
Administrativa Regional (División de Servicios Administrativos
y Financieros).
§
La presentación será en
original y dos
(2) copias.
§
El tiempo de archivo
será definitivo.
§
El llenado
será
en computadora o manual con tinta
color azul o negro.
§
La utilización
estará a cargo del
empleado asignado
para tal función.
§
La distribución será
la siguiente:
Original: Dirección de Finanzas y Contabilidad
Primera Copia: Oficina
de
Control Previo
Segunda Copia: Unidad Tramitadora del
Bien (Compras)
6.7.3. Instrucciones
de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
N°: |
Señale el número consecutivo del
formulario. |
|
FECHA |
Coloque el día, mes y año de
elaboración del formulario. |
|
TIPO |
Marque una
equis (x) en el recuadro
correspondiente
según sea el caso. |
|
ORDEN ORIGINAL
N°: FECHA: |
Especifique el número
de
Orden de
Compra objeto de la modificación o
anulación, así como
el
día, mes y año
de elaboración de la
misma. |
|
A FAVOR DE: |
Coloque la identificación
del proveedor,
bien sea persona jurídica o natural, a quien le haya sido
emitida la Orden de Compra original. |
|
CIFRA DE
LA
CUENTA |
Coloque en cada casilla, el número
correspondiente, según la estructura
presupuestaria y el clasificador
presupuestario vigente. |
6.7.3. Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
DEMOSTRACIÓN DE LA MODIFICACIÓN
MONTO ANTERIOR: |
Coloque
en
número, la cantidad de
bolívares de la Orden de Compra objeto de la
modificación. |
|
AUMENTO: |
Coloque
en
número, la cantidad de
bolívares a sumar a la Orden de Compra
objeto de la modificación. |
|
DISMINUCIÓN: |
Coloque en número,
la
cantidad
de
bolívares
a restar del monto resultante de
la Orden de Compra objeto de
modificación. |
|
MONTO AJUSTADO: |
Coloque en número,
la
cantidad de
bolívares
resultante de la operación
por aumento o disminución de la cual
fue objeto la Orden de Compra. |
|
MOTIVO DE
LA MODIFICACIÓN
O ANULACIÓN |
Espacio destinado para
colocar la (s)
causa (s) que conllevaron a la modificación
o anulación de
la orden. |
|
ESPECIFICACIÓN
DE LA COMPRA
RENG. |
Coloque en número,
el correspondiente
al renglón, de acuerdo al que le fue
asignado en la Orden de Compra original, objeto de modificación o anulación. |
6.7.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
DESCRIPCIÓN |
Coloque el nombre y las características
más relevantes de los bienes, materiales
y suministros indicados en la Orden de Compra original, objeto de modificación
o anulación. |
|
UNIDAD
DE MEDIDA |
Coloque el valor de la magnitud en que
se expresa el requerimiento, de acuerdo a las características de cada bien
mueble y/o material y suministro. Por ejemplo: cajas, metros, bulto, unidad,
entre otros. |
|
CANTIDAD |
Coloque
el
número de
unidades
requeridas de cada bien, material y suministro especificados en la Orden de Compra original objeto de modificación o anulación. |
|
PRECIO
UNITARIO |
Especifique
en número, el
correspondiente de cada bien, material y
suministro, indicados en la Orden de Compra original, objeto de modificación o anulación. |
|
TOTAL
BS: |
Coloque en número, el monto en
bolívares resultante de multiplicar la cantidad de bienes,
materiales y |
6.7.3. Instrucciones
de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
TOTAL
BS: |
suministros a adquirir por el precio
de
cada uno. |
|
MONTO TOTAL (EN LETRAS): |
Coloque en letras el monto resultante de
la sumatoria de los totales. |
|
MONTO TOTAL
BS: |
Coloque en número, el monto resultante
de la sumatoria
de los totales. |
|
UNIDAD
TRAMITADORA DEL BIEN |
Espacio para la firma del Director o Jefe
de la Unidad
que emite el
formulario
y el
sello correspondiente. |
|
CONTROL PREVIO |
Espacio para la firma del Jefe
de la
Oficina o Encargado del Área
Operativa y sello correspondiente. |
|
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
/ DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA REGIONAL |
Espacio para la firma del Director
y sello
correspondiente. |
6.7.4.
Características de Impresión
|
Características
del Formulario |
Descripción |
|
TIPO DE PAPEL: |
Bond base
20, color blanco |
|
IMPRESIÓN: |
Por una cara |
|
TINTA: |
Color negro |
|
PRESENTACIÓN: |
Hojas sueltas |
|
TAMAÑO: |
Oficio |
|
MÁRGENES: |
Según modelo anexo |
6.7.5.
Observaciones
Especiales
El diseño, control y ajuste
de este formulario es responsabilidad de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo Institucional.
6.8.
Instructivo
para el Formulario “Orden de Servicio”
6.8.1.
Objetivo
Facilitar el trámite de compromiso y pago de los proyectos de adquisiciones de
servicios entre el Organismo
y el Proveedor, para satisfacer la demanda de las
solicitudes emanadas de las dependencias centrales y regionales.
6.8.2. Generalidades
|
§ |
Estará bajo
el
control
de
las Direcciones
de
Infraestructura, Oficina
Comunicaciones y Dirección Administrativa Regional. |
de |
|
§
§ |
La presentación será en original
y dos (2) copias.
El tiempo de
archivo será definitivo. |
|
|
§
§ |
El llenado será en computadora o manual
con tinta color
azul o negro.
La utilización
estará a cargo del
empleado asignado
para tal función. |
|
|
§ |
La distribución
será la siguiente: |
|
Original: Proveedor
Primera Copia: Oficina
de
Control Previo
Segunda Copia: Unidad Tramitadora del
Servicio
6.8.3. Instrucciones
de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
||
|
N°: |
Señale
el
número consecutivo de
la
Orden de Servicio. |
||
|
FECHA: |
Coloque el día, mes y año de
elaboración de la Orden de Servicio. |
||
|
Nº DE ORGANISMO: |
Indique el código del
Organismo que
emite la Orden de Servicio. |
||
|
PROVEEDOR |
Indique los
nombres
y
apellidos
del
mismo si se trata de persona natural, o razón social
si se trata de persona jurídica. |
||
|
RIF. |
|
C.I.. |
Marque una equis (X) el tipo de
identificación del beneficiario e indique el número
correspondiente. |
|
Nº: |
|||
|
SOLICITUD
DE COTIZACIÓN
NÚMERO |
Coloque el número correspondiente a la
Solicitud
de Cotización. |
||
|
FECHA |
Especifique el día, mes y año de
elaboración de la Solicitud de Cotización. |
||
|
DIRECCIÓN |
Especifique
el
lugar exacto
donde se
pueda ubicar al proveedor o su
representante autorizado. |
||
6.8.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
REGISTRO DE PROVEEDORES
N° DE ORGANISMO |
Señale el correspondiente asignado por
el Organismo, al beneficiario de la Orden de
Compra en el Registro de
Proveedores. |
|
N° C. G R. |
Señale
el
número
asignado por la
Contraloría General de la República,
en el Sistema Nacional de Registro
de Contratistas. |
|
LUGAR DE EJECUCIÓN |
Coloque el nombre de la dependencia y
la dirección exacta donde deberán
ser realizados los servicios solicitados por el Organismo. |
|
SEGURO |
Marque con una
equis
(X) en el recuadro
correspondiente, si
el servicio está o no amparado
por un seguro. |
|
COBERTURA (%) |
Indique el
porcentaje con
el cual
está
amparada
por el seguro, la adquisición del servicio. |
|
MONTO |
Coloque
en
número,
la
cantidad de
bolívares con
que está protegida por el
seguro, la adquisición
del servicio. |
6.8.3. Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
CIFRA DE
LA
CUENTA |
Coloque en cada casilla, el número
correspondiente, según la estructura
presupuestaria y el clasificador
presupuestario vigente. |
|
PLAZO
DE ENTREGA (DÍAS)
DÍAS HÁBILES
DÍAS CONTINUOS |
Coloque
en número en el recuadro
correspondiente, la cantidad de tiempo para la entrega del
servicio. |
|
FORMA DE
ENTREGA TOTAL
PARCIAL |
Marque una
equis (X)
en el recuadro
correspondiente
a la forma de entrega. |
|
ESPECIFICACIONES
DEL SERVICIO
RENG. |
Coloque en número, el correspondiente
al renglón, de acuerdo al que
le
fue
asignado a la Solicitud
de Cotización. |
|
DESCRIPCIÓN |
Coloque el nombre y las características
relevantes
del trabajo a realizar. |
|
UNID. MED. |
Coloque el valor de la magnitud en que
se expresa el requerimiento, de acuerdo a las características de cada bien mueble y/o material y suministro. Por ejemplo: cajas, metros, bulto, unidad, entre
otros. |
6.8.3. Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
CANTIDAD |
Coloque en número, las unidades
requeridas de cada
servicio. |
|
PRECIO
UNITARIO |
Especifique en número, la cantidad de
bolívares
estimado por el material y la
mano de obra a utilizar
en el servicio a suministrar. |
|
TOTAL
BS. |
Coloque en número, el monto en
bolívares resultante de multiplicar la cantidad por
el precio unitario. |
|
MONTO TOTAL (EN LETRAS): |
Coloque en letras el monto resultante de
la sumatoria de los
totales. |
|
MONTO TOTAL
BS: |
Coloque en número, el monto resultante
de la sumatoria
de los totales. |
|
GARANTÍA |
Coloque en el recuadro correspondiente,
el (los), año (s), mes (es)
y día (s) que tiene (n) de garantía el servicio a
realizar. |
|
OBSERVACIONES: |
Señale las que
considere procedente,
ejemplo: Cuando la entrega sea parcial, deberá indicarse en este campo, el
número de entregas
y condiciones. |
|
FIANZA DE
FIEL CUMPLIMIENTO: |
Anotar en el texto de
la
cláusula
de
fianza, el porcentaje acordado
para garantizar la ejecución
del servicio por parte del proveedor. |
6.8.3. Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
CLÁUSULA PENAL: |
Indique en el texto de la cláusula penal,
el porcentaje acordado como multa, para garantizar el cumplimiento del contrato en el plazo previsto por parte del
proveedor. |
|
UNIDAD
TRAMITADORA DEL SERVICIO |
Espacio para la firma del Director que
emite la Orden y el sello
correspondiente. |
|
CONTROL PREVIO |
Espacio para la firma del Jefe
de la
Oficina o Encargado del Área
Operativa y el
sello correspondiente. |
|
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
/ DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA REGIONAL: |
Espacio para la firma del Director
y sello
correspondiente. |
|
RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN POR EL PROVEEDOR
FIRMA: |
Espacio para la firma del proveedor o su
representante autorizado, al momento de
recibir el original de la Orden de Servicio. |
|
RIF /C.I N°: |
Coloque el número
de registro fiscal o
cédula de identidad correspondiente al proveedor o su
representante autorizado, una vez que haya recibido el
original de la Orden de Servicio. |
6.8.3.
Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
FECHA: |
Especifique el día, mes y año de
recepción de la Orden de Servicio por
parte del proveedor. |
|
FORMA DE PAGO
ORDEN DE PAGO FONDOS EN ANTICIPO
DIRECTA |
Marque una
equis (X)
en
el
recuadro
correspondiente, la forma por la cual será
efectuado el pago por
la contratación
del servicio. |
6.8.4.
Características de Impresión
|
Características
del Formulario |
Descripción |
|
TIPO DE PAPEL: |
Bond base
20, color blanco |
|
IMPRESIÓN: |
Por una cara |
|
TINTA: |
Color negro |
|
PRESENTACIÓN: |
Hojas sueltas |
|
TAMAÑO: |
Oficio |
|
MÁRGENES: |
Según modelo anexo |
6.8.5.
Observaciones
Especiales
El diseño, control
y ajuste de este formulario es responsabilidad de la Dirección
General de Planificación y Desarrollo
Institucional.
6.9.
Instructivo
para el Formulario “Modificación o Anulación de la Orden
de Servicio”
6.9.1.
Objetivo
Informar a las unidades relacionadas con el control de la ejecución presupuestaria del Organismo, así como a la Contraloría General de la República, lo concerniente a
la modificación o anulación de la Orden de Servicio por aumento o disminución de los montos, rescisión del contrato de
adquisición de servicios.
6.9.2. Generalidades
§ Estará bajo el control de las Direcciones de Infraestructura, Oficina de Comunicaciones y la Dirección Administrativa Regional (División de Servicios Administrativos y Financieros).
§
La presentación será en
original y dos (2) copias.
§
El tiempo de archivo
será definitivo.
§
El llenado
será
en computadora o manual
con tinta color
azul o negro.
§
La utilización
estará a cargo del
empleado asignado
para tal función.
§
La distribución será
la siguiente:
|
Original: |
Dirección de Finanzas y Contabilidad |
|
Primera Copia: |
Oficina de Control
Previo |
|
Segunda Copia: |
Unidad Tramitadora del Servicio |
6.9.3. Instrucciones
de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
N° : |
Señale el número consecutivo del
formulario. |
|
FECHA: |
Coloque el día, mes y año de
elaboración del formulario. |
|
TIPO |
Marque una
equis (x) en el recuadro
correspondiente
según sea el caso. |
|
ORDEN ORIGINAL
N°: FECHA: |
Especifique el número
de
Orden de
Servicio objeto
de la modificación o anulación, así como el día, mes
y año
de elaboración de la
misma. |
|
A FAVOR DE: |
Coloque la identificación
del proveedor,
bien sea persona jurídica o natural, a quien le haya sido
emitida la Orden de Servicio original. |
|
PARA MODIFICACIÓN
DE LA
CIFRA DE LA CUENTA |
Coloque en cada casilla, el número
correspondiente, según la estructura presupuestaria y el clasificador presupuestario vigente. |
6.9.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
DEMOSTRACIÓN DE LA MODIFICACIÓN
MONTO ANTERIOR: |
Coloque
en
número, la cantidad de
bolívares de la Orden de Servicio, objeto de la
modificación. |
|
AUMENTO: |
Coloque
en
número, la cantidad de
bolívares a sumar a la Orden de Servicio
objeto de la modificación. |
|
DISMINUCIÓN: |
Coloque en número,
la
cantidad
de
bolívares
a restar del monto resultante de
la Orden de Servicio objeto
de modificación. |
|
MONTO AJUSTADO: |
Coloque en número,
la
cantidad de
bolívares
resultante de la operación por
aumento o disminución a la cual fue
objeto la Orden de Servicio. |
|
MOTIVO DE
LA MODIFICACIÓN
O ANULACIÓN |
Espacio destinado para
colocar la (s)
causa (s) que conllevaron a la modificación
o anulación de
la orden. |
6.9.3. Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
ESPECIFICACIÓN
DEL SERVICIO
RENG. |
Coloque en número el correspondiente
al renglón de acuerdo al que le fue asignado en la Orden de Servicio
original, objeto de modificación o anulación. |
|
DESCRIPCIÓN |
Coloque el nombre y características más
relevantes del servicio indicadas en la
Orden de Servicio original, objeto
de modificación o anulación. |
|
UNIDAD
DE MEDIDA |
Coloque el valor de la magnitud en que
se expresa el requerimiento, de acuerdo a las características de cada bien mueble y/o material y suministro. Por ejemplo: cajas, metros, bulto, unidad,
entre otros. |
|
CANTIDAD |
Coloque
en
número las
unidades
requeridas de
cada
servicio
especificado en la Orden de Servicio
original, objeto de modificación o anulación. |
6.9.3. Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
PRECIO UNITARIO |
Especifique
en número, el
correspondiente de cada servicio indicado en la Orden de Servicio
original, objeto de modificación o anulación. |
|
TOTAL
BS. |
Coloque
en
número,
el
monto
en
bolívares
resultante de multiplicar la cantidad de servicios a adquirir por el precio unitario. |
|
MONTO TOTAL (EN LETRAS): |
Coloque en letras el monto resultante de
la sumatoria entre los totales. |
|
MONTO TOTAL
BS: |
Coloque en número, el monto resultante
de la sumatoria
de los totales. |
|
GARANTÍA |
Coloque
en
número, el (los),
año
(s),
mes (es) y día (s) que tienen de garantía el servicio a realizar. |
|
UNIDAD
TRAMITADORA DEL SERVICIO |
Espacio para la firma del Director o Jefe
de la Unidad que emite la Orden y el
sello correspondiente. |
6.9.3.
Instrucciones de
Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
CONTROL PREVIO |
Espacio para la firma del Jefe
de la
Oficina o Encargado del Área
Operativa y sello correspondiente. |
|
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
/ DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA REGIONAL |
Espacio para la firma del Director y sello
correspondiente. |
6.9.4.
Características de Impresión
|
Características
del Formulario |
Descripción |
|
TIPO DE PAPEL: |
Bond base
20, color blanco |
|
IMPRESIÓN: |
Por una cara |
|
TINTA: |
Color negro |
|
PRESENTACIÓN: |
Hojas sueltas |
|
TAMAÑO: |
Oficio |
|
MÁRGENES: |
Según modelo anexo |
6.9.5.
Observaciones
Especiales
El diseño, control y ajuste
de este formulario es responsabilidad de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo
Institucional.
6.10.
Instructivo para
el
Formulario “Hoja de Ruta para Comprobantes Justificativos
del Gasto”
6.10.1.
Objetivo
Relacionar los documentos justificativos de gastos operativos, generados por las diferentes Unidades Administrativas y Ejecutoras Centrales y determinar el tiempo
que
requiere la revisión de estos documentos, que se tramitan por cada unidad que
interviene en el
proceso de compromiso y pago.
6.10.2. Generalidades
§
Estará bajo el control de las diferentes Unidades Centrales que tramitan el compromiso y pago.
§
La presentación será en original
y dos (2) copias.
§
El tiempo de archivo será
definitivo.
§
El llenado será en computadora o a mano con tinta
color azul o negro.
§
La utilización estará a cargo del funcionario asignado
para tal función.
§
Su distribución será
la siguiente:
|
EN EL COMPROMISO
Original y Primera Copia: Segunda Copia: |
Unidad de
Origen Oficina de
Control Previo |
|
EN EL PAGO
Original:
Primera Copia: Segunda Copia: |
División de Tesorería
Oficina de Control
Previo
Unidad de Origen |
6.10.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
CORRESPONDIENTE AL
EJERCICIO
PREPUESTARIO AÑO: |
Coloque el año al cual corresponde el
ejercicio presupuestario al que se hace
referencia. |
|
HOJA Nº: |
Coloque
el número correspondiente a la
hoja de ruta en orden correlativo, sin
importar el documento a
tramitar. |
|
FECHA |
Coloque el día, mes y año de
elaboración de la
hoja de ruta. |
|
UNIDAD
DE ORIGEN: |
Identifique la Dependencia que origina
los documentos de
transacción. |
|
DOCUMENTO DE TRANSACCIÓN |
Marque una (x) en el recuadro
correspondiente, según el tipo de documento que se
tramitará. |
|
CORRESPONDIENTES
A |
Marque una (x) en el recuadro
correspondiente, según el tipo de trámite a ejecutar
en el SIGECOF. |
|
NÚMERO |
Coloque
el
correspondiente en
orden
consecutivo. |
6.10.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
BENEFICIARIO(S) |
Señale el nombre de la persona (Natural
o Jurídica) a favor de quien está
elaborado el documento
relacionado. |
|
MONTO EN
Bs. |
Coloque
en
número,
la
cantidad de
bolívares por el cual ha sido elaborado el documento
relacionado. |
|
OBSERVACIONES |
Especifique
la
causa por la
cual se
elabora el documento relacionado. |
|
UNIDAD DE ORIGEN
ELABORADO POR:
FIRMA Y SELLO |
Espacio destinado para la identificación
del funcionario que elabora la hoja de ruta, firma y sello de la unidad que
origina los documentos a tramitar. |
|
OFICINA DE
CONTROL PREVIO
ÁREA DE CONTROL PREVIO AL COMPROMISO |
Señale el día,
mes, año y hora en el cual
ingresan y egresan al Área, los documentos relacionados con
compromisos contraídos por la Organización. El espacio siguiente, para la firma del funcionario que recibe dichos documentos y el sello
correspondiente al área. |
6.10.3. Instrucciones de Llenado
|
Campo |
Instrucciones |
|
ÁREA DE CONTROL PREVIO AL GASTO |
Señale el día,
mes, año y hora en el cual
ingresan y egresan al Área, los documentos inherentes a la
obligación de
pago por los bienes y/o materiales
y suministros o servicios recibidos. El
espacio siguiente, para la firma del
funcionario que recibe
los mismos, y el sello
correspondiente. |
|
ÁREA DE CONTROL PREVIO AL PAGO |
Señale el día,
mes, año y hora en el cual
ingresan y egresan al Área
los documentos relacionados con el pago de
la obligación contraída por la
Organización. El espacio siguiente, para la firma del funcionario que recibe los mismos, y
el sello correspondiente. |
|
DIVISIÓN
DE TESORERÍA |
Señale el día,
mes, año y hora en el cual
ingresan y egresan
a la División los documentos provenientes de las áreas
funcionales anteriores. El espacio
siguiente, para
la firma del funcionario que recibe los mismos y el sello correspondiente. |
6.9.4. Características de
Impresión
|
Características
del Formulario |
Descripción |
|
TIPO DE PAPEL: |
Bond base
20, color blanco |
|
IMPRESIÓN: |
Por una cara |
|
TINTA: |
Color negro |
|
PRESENTACIÓN: |
Hojas sueltas |
|
TAMAÑO: |
Oficio |
|
MÁRGENES: |
Según modelo anexo |
6.10.5. Observaciones Especiales
El diseño, control y ajuste
de este formulario es responsabilidad de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo
Institucional.